Hoe om regspraktykbestuursagteware in Suid-Afrika te kies

1. Begin by die trustrekening

Trustgeld behoort aan die kliënt, en die Wet op Regspraktyk hou die firma aanspreeklik vir elke sent daarvan. Sagteware wat die trustrekening verkeerd hanteer, is 'n las, hoe goed die res ook al is.

• Het elke kliënt 'n eie trustgrootboek, en weier die sagteware 'n inskrywing wat 'n grootboek in debiet sou plaas?
• Kan u die bankstaat op enige datum met die grootboek versoen, met deposito's in transito en onuitgeklaarde betalings gelys?
• Word rente op trustgeld verdeel soos artikel 86 van die Wet op Regspraktyk vereis, tussen die Getrouheidsfonds en die kliënt?
• Wys dit geld wat nie opgeëis is nie, of geen bekende eienaar het nie, en wanneer dit kragtens artikel 87(4) aan die Getrouheidsfonds betaalbaar word?
• Lewer dit wat u ouditeur vir die jaarlikse trustoudit nodig het, sonder 'n week se sigblaaie?

2. Fooinotas, BTW en om betaal te word

• Is fooinotas geldige belastingfakture, met BTW korrek bereken of die firma nou 'n BTW-ondernemer is of nie?
• Verminder 'n kredietnota die fooinota en die BTW daarop, soos die BTW-wet vereis?
• Kan tyd aangeteken word terwyl die werk gedoen word, en sonder hertik in 'n fooinota omskep word?
• Stuur dit state en herinnerings, en kan kliënte aanlyn betaal?

3. U data, POPIA en om te vertrek

• In watter land word die firma se data gestoor, en sê die verskaffer dit op skrif?
• Kan u besluit watter mense in die firma watter sake, kliënte en geld sien?
• Kan u al u eie rekords self, in 'n oop formaat, op enige tyd uitvoer?
• Wat gebeur met u data, en vir hoe lank, as u ophou om die sagteware te gebruik?

4. Sperdatums en die dagboek

• Tel dit hofdae rondom Suid-Afrikaanse openbare vakansiedae, insluitend dae wat vir verkiesings verklaar word?
• Hou dit 'n verjaringsregister en herinner dit u voordat 'n eis verjaar?
• Sien die hele span dieselfde dagboek, op hul fone sowel as by die lessenaar?

5. Prys, en hoe u gevra word om te koop

• Is die prys gepubliseer, of moet u 'n demo bespreek om dit te hoor?
• Word dit per firma of per persoon gehef, en wat word die prys soos die firma groei?
• Kan u dit op u eie sake probeer voordat u verbind, en hoe lank is die kontrak?
• Sal die verskaffer u kliënte, sake en saldo's van u huidige stelsel oorskuif?

6. Ondersteuning

• Wie antwoord as iets verkeerd loop, in watter ure, en hoe vinnig?
• Word ondersteuning gegee deur mense wat 'n Suid-Afrikaanse trustrekening en 'n BTW201 verstaan?

'n Kort kontrolelys vir enige demo

1. Wys my 'n trustversoening soos aan die einde van verlede maand.
2. Probeer meer uitbetaal as wat 'n kliënt se grootboek hou.
3. Reik 'n fooinota uit, dan 'n kredietnota daarteen, en wys my die BTW op albei.
4. Voer elke rekord van die firma uit, nou, terwyl ek kyk.
5. Gee my die prys vir 'n firma van my grootte, op skrif.